L’era della conversazione

Cos’è un Bot? Si tratta di un programma in grado di imitare il modo di conversare, rispondere e fornire informazioni tipico dell’essere umano. In altre parole, un programma in grado di reperire informazioni dai sistemi e macchinari a cui è connesso e comunicarle in linguaggio naturale. I Bot, insieme alle piattaforme di messaggistica istantanea, rappresentano una delle principali rivoluzioni nell’ambito della comunicazione tra persone e tra macchine e persone di questi ultimi anni.

I Bot consentono di velocizzare la comunicazione interna, tra il personale operativo, tra le diverse funzioni aziendali e anche tra uomini, macchine e sistemi informativi. Migliorare la comunicazione in azienda è una sfida di grande rilievo negli ultimi anni, che interessa il 75% delle industrie manifatturiere, secondo una ricerca di Motorola.

Proprio per questo, sono nati strumenti volti a supportare tutte le esigenze di comunicazione: le cosiddette piattaforme di enterprise collaboration ed execution. Semplificando e velocizzando le interazioni, esse impattano positivamente sulla produttività, permettendo di ridurre perdite di tempo ed aumentando l’efficienza.

È iniziata l’era della conversazione. Ma quali sono i benefici di interazioni più semplici e veloci? Come orientarsi nel mercato delle piattaforme di collaboration? Proviamo a rispondere insieme a queste due domande.

Al lavoro come a casa: le collaboration platform

In un mondo sempre più digitale, ogni giorno scambiamo tantissime informazioni via piattaforme di messaggistica. Gli ultimi dati ci dicono che, nella vita quotidiana, queste piattaforme hanno superato i social network per volume di scambio di informazioni.

Sul luogo di lavoro, i rischi sono due. In alcuni casi, la comunicazione tende a rimanere statica, limitata alle email; in altri, gli impiegati tendono ad utilizzare la applicazioni che già conoscono, quelle Consumer.

Nella prima situazione, si sottovalutano le potenzialità di una comunicazione più veloce e gli impatti estremamente positivi che questa può avere su produttività e semplificazione dei processi.

Anche utilizzare delle app non adatte a contesti di business può essere però limitante o addirittura pericoloso, a causa ad esempio dei rischi legati alla sicurezza e alla privacy dei dati. Un altro problema può derivare dalla mancanza di strutturazione delle informazioni e di conseguenza dalla tracciabilità delle stesse e dell’analisi degli eventi. Per analisi degli eventi intendiamo sia un’analisi dei dati di sistema produttivo condivisi sia i dati relativi alla stessa chat, quali ad esempio il numero delle persone coinvolte ed i tempi di risposta.

Per questo, sono presenti sul mercato varie piattaforme pensate per le aziende. Nel caso di queste applicazioni, la comunicazione non viene facilitata solo tra le persone facenti parte dei vari processi produttivi ed organizzativi, ma anche nell’interazione con le macchine e i sistemi informatici. Oggi le piattaforme di conversazionali e di collaborazione rappresentano uno dei principali trend tecnologici; questo ci dicono i più affidabili analisti internazionali (Gartner tra tutti). Non resta allora che comprenderne a pieno le potenzialità e le motivazioni per cui molte aziende le hanno già scelte per migliorare le performance del loro business.

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L’impatto delle piattaforme di collaboration sulla produttività

Coordinare i processi attraverso metodi di comunicazione tradizionali può risultare a volte estremamente complesso e inefficace. Tale complessità porta spesso ad una mancanza di comunicazione veloce, causando all’azienda inefficienze e perdite di produttività. In una parola: costi.

Attraverso le piattaforme di collaboration, la comunicazione viene facilitata da spazi virtuali (workspace), ambienti appositamente creati su misura per il gruppo di persone coinvolto in un determinato processo. I workspace possono essere descritti in parole semplici come delle chat dedicate dove possono colloquiare in modo ordinato macchine, sistemi e persone. Essi permettono di condividere una grande varietà di formati di dati (video, foto, documenti, guide, dati dei macchinari, ecc...) in maniera semplice e intuitiva. Questa funzionalità consente di coinvolgere la persona giusta al momento giusto, in tempo reale, e in modo che l’informazione condivisa sia sempre completa, chiara e comprensibile.  

Facciamo un esempio. Supponiamo di aver creato uno spazio per i manutentori meccanici di una particolare linea. In una conversazione serve cercare di capire perché una macchina non sta operando correttamente e abbiamo bisogno di consultare i dati di funzionamento. Richiedendo in linguaggio naturale all’applicazione: “fammi vedere i dati dell’azionamento di un motore”, automaticamente i dati verranno messi a disposizione.

Ma quale tipologia di dati? E in che formato? Probabilmente ad un manutentore servirà vedere unicamente i macrodati (e non la completezza di tutti i valori rilevati), come la corrente assorbita, per capire se l’azionamento del motore è sotto sforzo. In questo modo eviterà di perdere tempo su informazioni non necessarie e non utili alla diagnosi. Se poi meccanicamente il macchinario non presenta problemi si potranno coinvolgere altri specialisti, che vedranno comparire nel proprio spazio virtuale tutte le informazioni necessarie per il loro ambito di specializzazione. Questo è possibile se si utilizza una piattaforma di collaborazione e conversazione.

Il medesimo sistema si può adottare in modo scalabile a qualsiasi livello aziendale, in base ai processi da gestire: dalla manutenzione alla produzione, dai laboratori a qualsiasi processo che necessiti di un flusso comunicativo ordinato e veloce. In ciascuna di queste situazioni, infatti, una piattaforma di collaboration semplifica al massimo le interazioni, velocizza i processi e permette di avere visibilità sul processo in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Un altro aspetto, a volte sottovalutato, è la raccolta e registrazione di tutti i dati in un unico repository. Ciò permetterà di analizzare molto più facilmente il processo produttivo e di misurare costantemente i principali KPI, avendo quindi un’idea chiara e dettagliata delle performance e di come migliorarle. Permetterà anche di memorizzare come ogni problematica è stata gestita e di recuperare queste informazioni nel caso si ripresentasse un problema analogo, abbattendo notevolmente i tempi di risoluzione.

Con le piattaforme di collaboration i processi si controllano anche da remoto

La questione della semplificazione delle interazioni non può, poi, escludere un altro tema fondamentale per gli impianti: quello delle distanze, spesso grandi anche all’interno dello stesso stabilimento. A questo si somma poi il fatto che le persone coinvolte in un determinato processo possono essere chiamate a lavorare momentaneamente su altre attività. Questo è ancor più vero se si considerano figure quali i responsabili, che devono avere visibilità su svariati processi, o quelle dei manutentori e dei tecnici, a cui viene richiesto di intervenire su diversi macchinari e quindi di inserirsi nel momento del bisogno in processi già avviati.

Come far sì che tutte queste figure possano comunicare in tempo reale con i colleghi coinvolti, senza rallentamenti e avendo piena visibilità dei processi e delle eventuali problematiche presenti? I workspace virtuali sono accessibili e comodi da utilizzare anche da remoto e via mobile: non sarà quindi richiesta la presenza in loco per poter dare un feedback, suggerire un’azione da compiere e confrontarsi sull’andamento delle attività.

Collaboration ed execution, due facce della stessa medaglia

Per massimizzare i benefici, alla componente di collaboration alcune piattaforme aggiungono anche una parte di execution. Oltre a permettere una più rapida e semplice comunicazione, quindi, questo tipo di piattaforme, dette di collaboration ed execution, consente di rendere più fluidi e semplici i processi grazie alla creazione e alla gestione dei workflow. Essi rappresentano un supporto costante nello svolgimento di ogni lavoro, dal momento che indicano agli operatori i passaggi da eseguire.  

Se questo non fosse già abbastanza, considerate anche la comodità di poter eseguire dallo  spazio di lavoro virtuale, in cui potete anche parlare con i vostri colleghi e prendere visione dei dati provenienti dalle macchine, un workflow che guidi le azioni da compiere. Si tratta senza dubbio del modo più comodo per lavorare in maniera efficiente e collaborativa.

Quali caratteristiche ricercare in una piattaforma di collaboration

Arrivati a questo punto, è ormai chiaro che i benefici derivanti dall’adozione di una piattaforma di collaboration (tanto più se è anche di execution) sono sicuramente significativi. Arriva dunque la domanda più difficile: quale piattaforma scegliere.

La piattaforma ideale dovrebbe rappresentare un essenziale supporto al lavoro di squadra, permettendo di:

  • semplificare l’interazione uomo-macchina;
  • accelerare il decision-making;
  • aumentare la visibilità dei processi produttivi;
  • permettere l’esecuzione di flussi di lavoro guidati;
  • rendere possibile comandare i sistemi o macchinari.

Keethings, piattaforma di collaboration ed execution per l’industria, permette di impattare drasticamente sulla semplificazione e sulla velocità delle interazioni e di conseguenza sull’aumento dell’efficienza e sulla riduzione dei costi.

Collaborazione ed esecuzione diventano così semplici, immediate e, soprattutto, integrate.

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