Scegliere il Digital Workspace che offre le maggiori garanzie in base alle esigenze della propria azienda non è sicuramente semplice. È come scegliere un’assicurazione aziendale, una società di noleggio operativo o un partner finanziario: il ventaglio di soluzioni possibili è ampio e variegato. Abbiamo quindi deciso di suggerire alcuni criteri di cui tenere conto nella selezione di un Workspace digitale per la propria azienda.
I Digital Workspace sono sempre più diffusi e rappresentano sempre di più un elemento di forza, competitività ed efficienza. È anche noto il loro valore in termini di coinvolgimento e soddisfazione delle persone dell’azienda, con conseguente crescita dell’attrattiva esercitata verso i talenti e della produttività della workforce.
D’altra parte, individuare il workspace digitale migliore per la propria azienda non è affatto semplice: il mercato offre molte soluzioni differenti tra loro. E, tra queste, sono parecchie quelle valide e affidabili. Alcune sono proposte da brand molto conosciuti, spesso produttori di soluzioni informatiche “ad ampio spettro”, e altre appartengono a società che operano in campi più circoscritti, con competenze specialistiche e mirate.
In questo articolo, proveremo a indicare quelli che, a nostro avviso, sono i criteri prioritari da tenere in considerazione quando si effettua una selezione iniziale dei potenziali Digital Workspace e si desidera che questa selezione sia la più corretta e idonea alle nostre esigenze.
1) Il primo criterio: la semplicità di utilizzo.
Un Digital Workspace è uno spazio di lavoro collaborativo che mette a disposizione dei suoi utenti tutte le informazioni, i file, le applicazioni, gli strumenti e le risorse di cui necessitano per svolgere in modo efficiente il proprio lavoro e collaborare in maniera efficace con colleghi e manager, in ogni momento, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Se teniamo a mente che quanto appena espresso è il ritratto di ciò che deve offrire un workspace digitale, allora è immediatamente comprensibile che si tratta di uno strumento complesso, ma che gli utenti devono poterlo utilizzare con facilità. Altrimenti, ogni beneficio viene danneggiato o cancellato.
Un Digital Workspace viene impiegato dalle persone dell’azienda ogni giorno, con alta frequenza, in molte delle loro attività quotidiane e quindi deve garantire alcune caratteristiche.
a) Facile adozione del Digital Workspace.
Se da una parte sono noti i vantaggi dei workspace digitali, dall’altra è chiaro anche il fatto che l’adozione di questi strumenti comporta un cambiamento nelle procedure operative e negli schemi organizzativi dell’azienda. Ecco perché, al di là di una necessaria formazione all’uso della tecnologia legata a questi strumenti, la scelta di un Digital Workspace deve tenere conto della facilità di approccio da parte degli utenti (agevolata, per esempio, da un’interfaccia conversazionale).
b) Facile ingresso nel workspace e accesso a tutti gli strumenti.
Proprio perché il Digital Workspace è uno strumento di utilizzo quotidiano e contiene tool e applicazioni che vengono impiegate più volte durante la giornata, è importante poter accedere all’interfaccia in modo semplice, rapido, in qualsiasi momento e da device diversi, avendo a portata di mano tutte le applicazioni, senza dover inserire ripetutamente le credenziali di accesso, potendo condividere in modo naturale e intuitivo informazioni e dati con gli altri componenti del team.
c) Facile esecuzione delle attività.
Il Digital Workspace è un alleato nelle attività operative quotidiane dell’utente, ma è anche uno strumento collaborativo e deve garantire una semplificazione del lavoro di team, ottimizzando i flussi, automatizzando processi, rendendo immediata l’individuazione e la condivisione di informazioni e documenti.
d) Facile gestione delle procedure.
Gli strumenti di cui un workspace digitale è fornito devono garantire anche procedure efficienti e rapide, che consentano di gestire con efficacia le task, monitorare i progressi e gestire approvazioni e feedback. Rendendo così la condivisione del lavoro e l’attività di squadra più produttiva e organizzata.
Per rispondere all’esigenza di utilizzo semplice dei Digital Workspace, è utile prendere in esame due elementi che servono proprio a facilitare l’uso quotidiano e intuitivo di questo potente strumento:
- le Interfacce Utente Conversazionali (CUI): grazie all’impiego di tecnologie evolute, come per esempio l’intelligenza artificiale e gli assistenti vocali, queste interfacce possono guidare o accompagnare l’utente nell’utilizzo del workspace stesso e dei singoli strumenti che offre, attraverso veri e propri dialoghi automatizzati che supportano chi sta utilizzando il Digital Workspace con risposte precise e pertinenti, migliorando anche l’esperienza di utilizzo.
- i Digital Virtual Assistant: sono veri e propri collaboratori digitali, che esistono in due tipologie:
- funzionanti in base a regole, utili soprattutto quando la necessità è indicare all’utente azioni precise e delimitate.
- basati sull’Intelligenza Artificiale, che elabora e simula conversazioni in modalità fluida e naturale, analizzando la richiesta dell’utente e guidandolo, svolgendo parte dei processi, velocizzando e ottimizzando il flusso di lavoro.
I Virtual Assistant evoluti usano l’A.I. per apprendere dalle richieste ricevute dai propri utenti, diventando così sempre più efficienti: sono in grado di analizzare e capire il contesto e l’esigenza alla base delle domande, anche complesse o strutturate, fornendo un supporto mirato, costante e personalizzato. Non solo gli assistenti virtuali semplificano l’utilizzo dei Digital Workspace, ma il loro stesso impiego è semplice: si può dialogare con un Digital Virtual Assistant con linguaggio naturale, usando una forma scritta oppure conversando a voce.
2) Il secondo criterio: la possibilità di personalizzazione.
Come abbiamo detto, esistono molti Digital Workspace, ma ci sono sicuramente ancora più aziende. E ogni azienda, indipendentemente dal settore di appartenenza e dalla propria dimensione, è simile e, al tempo stesso, differente dalle altre. Nello stesso modo, sono simili, ma diverse anche le sue esigenze operative, le sue strategie, le sue procedure e anche le sue ambizioni. Ecco perché un altro criterio di selezione dei potenziali Digital Workspace da adottare è la flessibilità, intesa come la possibilità di customizzare gli strumenti del workspace digitale in modo che risponda ai bisogni specifici di quell’azienda, potenziandone l’operatività e la produttività.
Gli elementi customizzabili in un Digital Workspace possono essere diversi, tra questi:
- i profili utente e i permessi.
- i dispositivi da cui poter accedere.
- gli strumenti a disposizione.
- le automazioni gestibili.
- gli strumenti di comunicazione e condivisione.
Non solo: il Digital Workspace, in quanto strumento aziendale, deve poter interagire in modo ottimale e sicuro con le altre risorse informatiche e tecnologiche, software e hardware dell’azienda.
Nella scelta di un Digital Workspace è quindi consigliabile valutare e richiedere quali sono le funzionalità dello strumento che è possibile adattare all’uso nella propria azienda, in base ai problemi che si vogliono risolvere, alle procedure che si prevede di rendere più efficienti, ai risultati che si vogliono raggiungere. Anche per questo, è importante che il fornitore del Digital Workspace offra una consulenza mirata e preventiva, che permetta di inquadrare l’impatto che quello specifico workspace digitale, con le dovute personalizzazioni, potrà garantire all’azienda.
3) Il terzo criterio: la sicurezza.
Quando si parla di dati condivisi e di strumenti connessi, come nel caso dei Digital Workspace, è evidente che la sicurezza occupa un posto di rilievo tra i requisiti richiesti. Il concetto di sicurezza applicato all’ambito dei workspace digitali va considerato sotto diversi aspetti.
a) La sicurezza all’interno del Digital Workspace.
Lo spazio di lavoro digitale, come abbiamo detto, contiene non solo i moduli che gli utenti hanno necessità di utilizzare per le loro mansioni, ma l’intero patrimonio di informazioni aziendali che servono al singolo utente, al gruppo di lavoro e, magari, anche a esperti o tecnici esterni, per rendere più efficiente l’operatività. Tutto ciò che si trova all’interno del Digital Workspace deve essere allo stesso tempo reso disponibile a chi ne ha bisogno e custodito in modo affidabile.
b) La sicurezza all’esterno del Digital Workspace.
Un Digital Workspace non è un sistema chiuso, autoriferito. Come abbiamo detto, deve poter dialogare con gli altri strumenti informatici dell’azienda e, al tempo stesso, deve poter inviare e raccogliere dati verso le altre risorse hardware e software. C’è di più: deve poter funzionare in modo preciso ed efficiente su dispositivi di diversa marca e tipologia, sia quelli aziendali sia quelli personali degli utenti. È facile quindi immaginarsi la quantità di accessi e di informazioni in entrata e in uscita da un workspace digitale. Per questo, le modalità di connessione e interazione utilizzate dal Digital Workspace devono assicurare la massima inviolabilità.
Oltre alle pratiche che prevedono di regolare gli accessi, per esempio assegnando agli utenti privilegi diversi e la possibilità di utilizzare solo le aree e gli strumenti del workspace digitale di propria competenza, sono molte le tecnologie applicate alla sicurezza dei Digital Workspace, progettate e testate per offrire garanzie di sicurezza, prevenzione della vulnerabilità e riduzione dei rischi di data breach.
È quindi importante informarsi presso il fornitore del Digital workspace su quali siano le tecnologie e i sistemi utilizzati per offrire la necessaria sicurezza nei diversi ambiti di utilizzo di questo strumento.
Il primo passo da fare per scegliere il Digital Workspace migliore per la propria azienda.
Oltre ai criteri di giudizio di un Digital Workspace che abbiamo suggerito in questo articolo, il primo passo fondamentale per scegliere bene è quello di comprendere a fondo le proprie esigenze e i propri obiettivi, individuando quale apporto il workspace digitale potrà offrire. Quali sono i processi che si possono migliorare? Quali sono le procedure che possono essere rese più efficienti? In quali mansioni la forza lavoro può essere supportata in modo efficace?
Naturalmente, per identificare la risposta più completa a queste domande, resta preziosa la consulenza di chi conosce a fondo le potenzialità del proprio Digital Workspace, che potrà valutare i vantaggi raggiungibili e portare esempi di risultati conseguiti attraverso Use Case di successo.
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