I Digital Workspace potrebbero essere definiti strumenti di ottimizzazione ad ampio raggio. Toccano infatti molte aree e molti aspetti dell’operatività ordinaria e straordinaria delle aziende. È anche per questo, in fin dei conti, che richiedono una trasformazione del mindset di ogni organizzazione: in questo senso, hanno una valenza strategica oltre che funzionale. E i benefici che garantiscono si diffondono verticalmente e orizzontalmente all’interno della struttura e delle modalità operative. C’è di più: i Digital Workspace offrono una duplice azione, anzi sarebbe più corretto definirla un’azione combinata, che permette un miglioramento sia in chiave di efficienza sia in termini di efficacia. Sì, perché questi due termini, che spesso utilizziamo come sinonimi, indicano in effetti fenomeni differenti e complementari, entrambi da considerare priorità nella quotidianità e nell’evoluzione dell’azienda.
Cambiano poche lettere e cambia il risultato.
Efficacia ed efficienza sono parole che in campo aziendale, si tratti di industria, di commercio o di servizi, ricorrono spesso e a cui non solo prestiamo grande attenzione, ma riserviamo un ruolo importante come specchio della validità di uno strumento o di una scelta. Se questi ultimi garantiscono un incremento dell’efficienza o dell’efficacia, ecco che diventano fortemente interessanti. Come dicevamo poche righe sopra, le due parole indicano qualità differenti, entrambe rilevanti e combinabili. Proviamo a “capirle” meglio. Secondo le definizioni del vocabolario, quando parliamo di efficacia, ci stiamo riferendo alla capacità di produrre l’effetto voluto, quando citiamo l’efficienza, parliamo della capacità di rendimento e di rispondenza agli obiettivi. Naturalmente, ogni termine, per essere compreso a fondo, va inserito nel contesto d’interesse. Investigando la differenza tra efficacia ed efficienza in campo produttivo, in linea generale possiamo riscontrare che la prima si riferisce al raggiungimento dell’obiettivo prefissato, la seconda al modo in cui lo si è raggiunto (impiegando quante e quali risorse, per esempio). Un termine ha un valore più quantitativo e l’altro comprende un’accezione più qualitativa.
Peter Drucker, l’importante economista austriaco (successivamente naturalizzato statunitense), confezionò una frase illuminante a proposito: “Effectiveness is doing the right things, efficiency is doing things right.”, cioè l’efficacia è fare le cose giuste e l’efficienza è fare le cose bene. Approccio quantitativo e qualitativo. Non si possono ottenere ottimi risultati senza tenere nella massima considerazione entrambi. Infatti, non basta inseguire i risultati desiderati, bisogna valutare come ottenerli impiegando al meglio le risorse. Appunto, fare le cose giuste e farle bene. Anzi, farle nel miglior modo possibile.
Essere efficaci in modo efficiente.
Compreso pienamente il significato dei due termini e acquisite le indicazioni che sottintendono, è molto chiaro che ogni realtà competitiva deve perseguire l’obiettivo di utilizzare l’efficacia e l’efficienza in modo complementare. Portando i propri collaboratori o i team a essere efficaci in modo efficiente. Per fare questo sono sicuramente necessari due tipi di supporti: il primo dei quali è di natura formativa e tattica e richiede di rendere consapevoli le persone dell’azienda non solo degli obiettivi, ma anche di tutte le componenti che consentiranno di raggiungerli: le priorità, le risorse da dedicare, le strategie a breve e medio termine. Costruire una cultura interna che permetta di mettere in relazione, in modo semplice, le diverse fasi e le diverse parti coinvolte nell’operatività, così da consentire un miglioramento di ogni singolo apporto in funzione di quelli che sono i contributi precedenti e quelli successivi. Un concetto che ha molto a che fare con l’idea stessa di lavoro di squadra che, nelle aziende moderne, non può riferirsi esclusivamente ai singoli team o alle singole divisioni, ma richiede di concepire l’idea che la squadra sia in realtà la popolazione aziendale, o comunque sia considerata in termini trasversali, al di là del reparto o della mansione.
La squadra oggi comprende chi si occupa di una determinata attività, ma anche chi la supervisiona, chi la monitora nel contesto delle attività correlate, chi mette a disposizione il know-how tecnico e così via. Potremmo chiamarla una “squadra allargata”, ma guidata da obiettivi e conoscenze in comune. Una squadra che deve disporre delle stesse informazioni, potersi confrontare in tempo reale, condividere risorse. Insomma, una squadra che ha la necessità di potersi affidare a strumenti di lavoro idonei a far dialogare efficacia ed efficienza e che siano anche semplici da utilizzare, nelle attività di routine e in quelle impreviste. Ecco il secondo tipo di supporto necessario a garantire una competitività di alto livello nel tempo: strumenti avanzati che permettano di far comunicare informazioni e persone. Quali strumenti possono rispondere a questa esigenza meglio dei Digital Workspace?
I Digital Workspace: efficacia ed efficienza in costante dialogo.
Consentire alle persone dell’azienda di svolgere nel migliore e più produttivo dei modi, con semplicità e soddisfazione, le proprie mansioni quotidiane e straordinarie: questo è l’obiettivo dei Digital Workspace, che non sono solo strumenti di lavoro, ma veri e propri ambienti di collaborazione e formazione costante (nella direzione delle competenze, ma anche delle strategie e delle dinamiche di gruppo, di squadra e d’azienda). I Digital Workspace, per la loro stessa natura, sono orientati a coniugare efficacia ed efficienza, a rendere più mirato e preciso il lavoro del singolo e, al tempo stesso, a potenziarne l’importanza all’interno della squadra, portando la collaborazione a livelli più alti e svincolandola dalle logiche di luogo e di tempo.
Si tratta di strumenti che fanno della connessione il fulcro del loro valore: connessione tra persone e persone, connessione tra persone e strumenti, connessione tra persone e informazioni. Naturalmente, anche connessione tra informazioni e strumenti e tra informazioni e macchine. Che si tratti di fruire delle risorse interne all’organizzazione o di integrarle con quelle esterne, i Digital Workspace rappresentano un punto d’incontro di ogni cellula di quell’organismo complesso e multiforme che è l’azienda. Ma non solo: i tool di automazione messi a disposizione dai workspace digitali permettono di rendere più fluidi molti passaggi e di ridurre tempi morti o tempi di risoluzione di problemi ed emergenze. La capacità di integrazione e di dialogo tra il Digital Workspace e gli altri strumenti informatici utilizzati dall’azienda è fondamentale anche da questo punto di vista, perché non necessita di soluzioni di continuità, mette in relazione i campi senza rallentamenti o procedure artificiose.
In pratica, i Digital Workspace sono uno strumento progettato per sviluppare il valore aziendale nella direzione dell’efficacia e dell’efficienza, nel modo più completo e con modalità personalizzabili sulla base delle strategie, delle dinamiche e delle logiche di ogni organizzazione.
#DoBetterWithKeethings
