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16/02/2022
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Digital Workspace: uno, qualcuno, centomila

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(Qualche parola su cos’è un Digital Workspace.)

Digital Workspace. Due parole che formano un’immagine o un significato nella nostra testa. Ma che, per l’ampiezza di ciò che rappresentano, non sono in grado di definire un concetto preciso o un riferimento determinato, circoscritto. In pratica, davanti a quelle due parole, ognuno di noi immagina qualcosa di lievemente o fortemente diverso. (E, a ben vedere, ognuno di noi ha perfettamente ragione.)

Per l’appunto: 

cos’è un Digital Workspace?

Se potessimo contare il numero di articoli nel web che nel titolo presentano le parole DIGITAL WORKSPACE, quasi sicuramente ci troveremmo davanti a un numero a cinque cifre, se non di più. Se numerassimo i contenuti che, pur avendo titolo diverso, riportano all’interno del testo quelle due parole, il numero sarebbe ancora più alto. E se ci limitassimo alle definizioni, l’ordine di misura non cambierebbe.

Sì: di Digital Workspace si parla molto, si scrive tanto, si legge parecchio. 

Qualcuno ne investiga l’utilità, qualcuno lo reputa imprescindibile per le aziende, ora e nel futuro. Qualcuno lo descrive partendo dalle caratteristiche tecnologiche, qualcun altro si concentra sulla funzione concettuale, identificandolo come il nuovo modo di lavorare o l’evoluzione di ogni processo lavorativo.

Proviamo a

Definire il Digital Workspace.

Cominciamo con una semplificazione, portando il concetto ai minimi termini: un Digital Workspace è uno spazio di lavoro digitale, quasi sempre basato su cloud, che riunisce applicazioni e dati relativi all’operatività di un’azienda (di una, alcune o tutte le sue aree) e consente un costante accesso alle informazioni, agli strumenti e alle persone da dispositivi diversi (per esempio desktop, smartphone e tablet), semplificando il lavoro, automatizzando molte funzioni, ottimizzando procedure, facilitando la collaborazione tra dipendenti, supervisori e manager e, in conseguenza di tutto ciò, portando un miglioramento dell’efficacia e della produttività.

In pratica, il Digital Workspace è uno spazio digitale. Potremmo quasi chiamarlo un “luogo non luogo”, una realtà presente in forma digitale e quindi accessibile sempre e da ovunque. Che non risente, quindi, dei limiti temporali e geografici che possono rappresentare un ostacolo per il lavoro in azienda. E questo è già un vantaggio importante: informazioni e risposte sono a portata di mano, in un solo posto, cui ogni lavoratore autorizzato può accedere quando ne ha bisogno. Per capire l’importanza di questo punto, basti pensare che, secondo un rapporto di McKinsey, i dipendenti passano quasi due ore al giorno (cioè un giorno intero nella settimana lavorativa) a cercare e raccogliere informazioni necessarie allo svolgimento del proprio lavoro.

Ma c’è di più: questo “posto” è dotato di strumenti utili, spesso preziosi, tra cui possiamo trovare: 

  • mezzi di comunicazione e di messaggistica rapidi e naturali, come le chat, che consentono di interagire in tempo reale, eliminando i problemi spesso causati dalla comunicazione asincrona.
  • strumenti di task management, per pianificare le attività, assegnare le risorse e la forza lavoro a determinati compiti, gestire l’andamento delle task aperte.
  • allarmi e notifiche, per tenere sotto costante controllo le procedure e le attività, evitando ritardi e possibili interventi mancati.
  • applicazioni dedicate alle procedure paperless, che consentono di abbandonare l’utilizzo di carta, snellendo alcuni processi e riducendo così anche l’impatto ambientale dell’azienda.
  • strumenti di automazione dei processi, per evitare tempi di fermo o ritardi nello svolgimento delle attività. 

Una definizione “sintetica”.

Potremmo dire che il Digital Workspace è una soluzione tecnologica, una piattaforma che contiene le informazioni, i programmi e gli strumenti che consentono alle persone dell’azienda di agire e interagire in modo ottimale.

Gartner lo descrive anche come uno strumento che migliora l’impegno e il coinvolgimento dei dipendenti. Si potrebbe quasi spingersi a definirlo un modus operandi, un concetto di operatività che ha un impatto su ogni rotella di quel complicato ingranaggio che sono le aziende di oggi.

A ben guardare, però, è davvero complicato concepire, una volta per tutte, una definizione univoca di Digital Workspace. 

Perché non stiamo parlando di uno strumento standard, perfettamente adattabile a tutte le realtà di azienda produttiva, commerciale o di servizio, ma di un’entità mutevole, composta in modo diverso a seconda dalla natura e delle esigenze delle diverse aziende. 

Tanti modi di vederlo, tanti modi di strutturarlo.

Sembra quasi che per ogni punto di vista esista un diverso Digital Workspace. E in un certo senso è così e così dev’essere: non è necessaria una realizzazione 100% tailor-made, ma ogni azienda ha esigenze simili e necessità diverse, mercati affini e canali differenti, storie parallele e divergenti. Ed è nelle differenze che si trovano gli elementi delicati e vincenti di ogni strategia aziendale. Ecco perché non è sufficiente adottare un Digital Workspace, ma è invece fondamentale sceglierne uno, individuare quello più adatto e adattabile alla specifica realtà aziendale. 

L’elemento principale al centro della scelta di un Digital Workspace non sono quindi le caratteristiche tecniche, ma sono gli obiettivi e le aspirazioni dell’azienda. È a partire da questi che si può individuare il beneficio principale che il Digital Workspace porterà a quella determinata società, offrendole un insostituibile strumento per migliorare e rendere più produttivo il lavoro, dal punto di vista della tecnologia, delle persone e dei processi.

Una definizione “strategica”.

Da questo punto di vista, potremmo anche aggiungere alla definizione il fatto che il Digital Workspace è a tutti gli effetti una strategia aziendale mirata a portare all’azienda rapidità d’azione e maggiore competitività.

A questo proposito è interessante riportare un dato che sottolinea la differenza tra lavorare ed essere produttivi: secondo una ricerca di Gartner, gli impiegati passano il 61% del loro tempo a gestire il lavoro e solo il 39% a intraprendere azioni mirate ed efficaci. Un Digital Workspace può rendere molto più agile e immediato tutto ciò che dipendenti e collaboratori sono costretti a fare in quel 61% della loro giornata lavorativa. La necessità di questo miglioramento è evidente e non richiede commenti. Mentre alcuni aspetti dell’era che stiamo vivendo forniscono spunti per una breve riflessione: parliamo del modo in cui la pandemia da Covid-19 sta modificando non solo le vite delle persone, ma anche le strategie delle aziende e le logiche dei mercati.

The post pandemic evolution.

Nei primi mesi del 2020, sono risultati più evidenti che mai i limiti del legame fisico tra alcune mansioni e il luogo di lavoro. I canali di comunicazione si sono rivelati qualitativamente insufficienti, il mancato accesso ai documenti e alle informazioni da parte dei dipendenti costretti a lavorare da casa ha prodotto rallentamenti, la complessa interazione tra reparti aziendali ha causato difficoltà nella gestione delle problematiche e delle procedure in ogni settore delle aziende. Le aziende già attrezzate con Digital Workspace hanno supportato meglio la propria forza lavoro, si sono mostrate più elastiche e pronte a modificare l’operatività in funzione di eventi esterni. Hanno sostanzialmente dimostrato che uno spazio digitale che ingloba tecnologie, strumenti e persone è alla base della resilienza e della reattività delle aziende. 

Una definizione “mirata”.

Un Digital Workspace è quindi un prezioso elemento di competitività.

A questa definizione possiamo aggiungere anche il ruolo che un Digital Workspace ha nel fornire un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti con una metodologia di lavoro più tradizionale:

  • rende i processi aziendali più efficienti. 
  • garantisce reattività all’azienda.
  • migliora la produttività della forza lavoro. 
  • motiva e supporta i dipendenti nella loro operatività quotidiana.
  • favorisce la sostenibilità aziendale.

È tutto facile per chi adotta un Digital Workspace?

Gli indubbi vantaggi di un Digital Workspace comportano naturalmente qualche difficoltà. In particolare nella modifica del mindset aziendale, di manager e collaboratori. Perché non si tratta solo di aggiungere strumenti digitali a quelli già in uso in azienda, ma di modificare in parte il modo di lavorare. E questo è più complicato. Anche per questo la scelta del Digital Workspace più idoneo è fondamentale e la consulenza da parte del fornitore di questa tecnologia svolge un ruolo chiave in ogni fase: dall’individuazione dei benefici che il Digital Workspace può portare all’azienda fino agli strumenti più adatti a rispondere alle esigenze aziendali e al supporto nell’utilizzo della piattaforma digitale. Non a caso, alcuni Digital Workspace offrono un assistente virtuale che, con un linguaggio naturale e in modo semplice e intuitivo, guida e supporta gli utenti nell’utilizzo delle funzioni e delle applicazioni del Digital Workspace. 

Una definizione “metaforica”.

Forse, alla fine, la migliore definizione che possiamo dare è che il Digital Workspace è una sorta di collega virtuale e tecnologico che tutto sa, che tutto vede, che può rendere migliore e più produttiva ogni fase del lavoro, che fa da personal trainer dell’azienda e da consulente personale dei collaboratori. E che è unico: somiglia a qualcun altro, ma non è uguale a nessuno. 

Può davvero un’azienda fare a meno di un collaboratore così?

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